Nội thất phòng họp, phòng hội thảo của mỗi doanh nghiệp là không gian giao tiếp công việc quan trọng. Vì thế thiết kế nội thất phòng họp, phòng hội thảo vừa phải đảm bảo công năng sử dụng tối ưu vừa đảm bảo tính chất mỹ thuật và hài hòa ánh sáng, bố cục để nâng hiệu suất công việc lên cao nhất.
Trong văn phòng thì phòng họp đóng một vai trò hết sức quan trọng, là nơi đưa ra những ý tưởng, những định hướng cho công việc của mọi người, đây là nơi mọi người có thể đề xuất ý kiến của bản thân mình. Vì vậy, phòng họp thường được các công ty quan tâm, thiết kế phòng họp như thế nào để có được một không gian thoải mái và hiệu quả.
Một trong những yếu tố hàng đầu là lựa chọn và bố trí nội thất phòng họp sao cho phù hợp. Khi thiết kế nội thất phòng họp, cần hết sức tránh kiểu bố cục đối trục (hai bên đứng song song) đàm phán. Nếu không thể tránh được thì tốt hơn là cố gắng làm cho nó trở nên nhẹ nhàng hơn.
Thêm vào đó, khi thiết kế nội thất văn phòng cần để dành chỗ cho những phương tiện, công cụ được sử dụng trong quá trình đàm phán, ví dụ như màn hình chiếu, loa, âm thanh… . Đây đều là những nhân tố phụ trợ nâng cao khả năng thành công của đàm phán kinh doanh.
Trong việc lựa chọn bàn phòng họp nên chọn hình tròn hoặc hình bầu dục. Chúng có tác dụng giúp mọi người dễ đạt được nhận thức chung, gợi mở ý tưởng và phát huy tinh thần đồng đội vì bàn tròn có thể giúp cho những người tham gia hội nghị giao lưu lẫn nhau một cách dễ dàng, tạo nên một bầu không khí giao lưu bình đẳng, hướng tâm. Bàn hình vuông về cơ bản cũng tạo nên những cảm nhận như vậy.
Bàn hình chữ nhật hay bàn hình Oval lại khá thích hợp với các hội nghị cần phân biệt rõ địa vị của người tham dự. Nếu như bàn hội nghị hình chữ nhật có độ dài quá lớn thì sẽ ảnh hưởng đến việc giao tiếp bằng ánh mắt giữa các thành viên tham gia cuộc họp. Bàn hình thuyền lại có lợi cho việc giao tiếp bằng ánh mắt.
Trong khi thiết kế phải căn cứ vào độ rộng hẹp của không gian, sự hợp lý về mặt hình dàng để sắp xếp tạo hình, kích thước, số lượng chỗ ngồi của bàn hội nghị.
Ngoài ra còn phải tính toán đến việc bố trí bàn ghế như thế nào để có không gian lưu thông bốn mặt xung quanh. Theo nguyên lý nhân thể học, khoảng cách nhỏ nhất từ vùng giáp bàn tới tường và giữa các vật chướng ngại khác nên là 1,2 m, kích thước này là khoảng cách đi lại cần thiết khi một người họp đi và và bước ra khi kết thúc hội nghị.
