Mẫu hợp đồng thiết kế kiến trúc: Lưu ý cho công trình cho thuê & giáo dục

Vì sao hợp đồng thiết kế kiến trúc đặc biệt quan trọng với công trình cho thuê và giáo dục?

Với các công trình nhà ở thông thường, hợp đồng thiết kế kiến trúc đã rất quan trọng. Nhưng đối với công trình cho thuê (văn phòng, căn hộ dịch vụ, nhà trọ cao cấp…) và công trình giáo dục (trường học, trung tâm đào tạo, mầm non, ngoại ngữ…), vai trò của hợp đồng thiết kế kiến trúc còn mang tính quyết định đến hiệu quả đầu tư và rủi ro pháp lý.

Trên thực tế, rất nhiều chủ đầu tư gặp tình trạng:

• Thiết kế xong không xin được phép xây dựng

• Bản vẽ không đáp ứng tiêu chuẩn giáo dục

• Phải chỉnh sửa nhiều lần, kéo dài tiến độ khai thác cho thuê

• Tranh chấp quyền sử dụng bản vẽ khi cải tạo, mở rộng

Nguyên nhân cốt lõi thường không nằm ở năng lực thiết kế, mà ở hợp đồng ký kết ban đầu thiếu chặt chẽ.

Đặc thù pháp lý của công trình cho thuê và giáo dục

Không giống nhà ở riêng lẻ, công trình cho thuê và giáo dục chịu sự kiểm soát nghiêm ngặt từ nhiều quy định pháp luật:

• Công trình giáo dục phải tuân thủ:

  • Quy chuẩn diện tích phòng học

  • Chiều cao tầng, chiếu sáng, thông gió

  • An toàn phòng cháy chữa cháy, thoát nạn

• Công trình cho thuê cần:

  • Thiết kế tối ưu công năng để sinh lợi lâu dài

  • Dễ cải tạo, nâng cấp trong quá trình khai thác

  • Phù hợp với nhiều nhóm đối tượng sử dụng

Nếu hợp đồng thiết kế kiến trúc không quy định rõ trách nhiệm của đơn vị thiết kế trong việc tuân thủ các quy chuẩn này, rủi ro sẽ dồn hết về phía chủ đầu tư.

Rủi ro thường gặp khi ký hợp đồng thiết kế sơ sài

Dưới góc nhìn thực tế từ các dự án đã triển khai, những rủi ro phổ biến gồm:

• Phạm vi công việc mơ hồ
  → Không rõ thiết kế đến mức nào, có bao gồm hồ sơ xin phép hay không

• Không ràng buộc tiến độ thiết kế
  → Kéo dài thời gian, chậm khai thác, mất cơ hội kinh doanh

• Thiếu điều khoản điều chỉnh phương án
  → Mỗi lần sửa thiết kế đều phát sinh chi phí

• Bỏ qua quyền tác giả bản vẽ
  → Không được toàn quyền sử dụng hồ sơ cho các giai đoạn sau

Đặc biệt với công trình giáo dục, chỉ cần một lỗi nhỏ trong thiết kế cũng có thể khiến hồ sơ không được cấp phép hoạt động.

Vai trò của hợp đồng thiết kế trong kiểm soát chi phí và tiến độ

Một hợp đồng thiết kế kiến trúc chặt chẽ giúp chủ đầu tư:

• Kiểm soát ngân sách thiết kế ngay từ đầu

• Chủ động mốc thời gian triển khai

• Tránh chi phí phát sinh do hiểu sai phạm vi công việc

• Là cơ sở pháp lý khi xảy ra tranh chấp

Thay vì xem hợp đồng là thủ tục hình thức, chủ đầu tư nên coi đây là bản đồ pháp lý cho toàn bộ quá trình thiết kế – xây dựng – vận hành công trình.

Phạm vi công việc trong hợp đồng thiết kế kiến trúc cần quy định rõ

Đây là phần quan trọng nhất nhưng cũng dễ bị bỏ qua nhất trong hợp đồng.

Các giai đoạn thiết kế thường có trong hợp đồng

Một hợp đồng thiết kế chuyên nghiệp thường chia rõ các giai đoạn:

• Thiết kế ý tưởng

  • Định hướng kiến trúc, phong cách

  • Phân tích công năng tổng thể

• Thiết kế cơ sở

  • Phục vụ xin phép xây dựng

  • Phù hợp quy hoạch, quy chuẩn

• Thiết kế kỹ thuật – thi công

  • Bản vẽ chi tiết để triển khai xây dựng

  • Cơ sở để bóc tách khối lượng, dự toán

Với công trình cho thuê và giáo dục, nếu hợp đồng chỉ ghi chung chung là “thiết kế kiến trúc”, chủ đầu tư rất dễ hiểu sai phạm vi công việc thực tế.

Phạm vi công việc dễ gây tranh chấp nếu không ghi rõ

Một số nội dung bắt buộc phải làm rõ trong hợp đồng:

• Số lần chỉnh sửa phương án thiết kế

• Mức độ chi tiết của hồ sơ bàn giao

• Có bao gồm:

  • Hồ sơ xin phép xây dựng

  • Phối hợp PCCC, MEP hay không

• Trách nhiệm cập nhật thiết kế khi quy định pháp luật thay đổi

Đặc biệt với công trình giáo dục, việc điều chỉnh theo yêu cầu của cơ quan quản lý là rất phổ biến. Nếu không được dự liệu trong hợp đồng, chi phí phát sinh là điều khó tránh.

Lưu ý riêng cho công trình giáo dục và cho thuê

• Công trình giáo dục cần:

  • Thiết kế linh hoạt theo từng độ tuổi

  • Đảm bảo tiêu chuẩn an toàn dài hạn

• Công trình cho thuê nên:

  • Tối ưu mặt bằng để dễ chia nhỏ, gộp lớn

  • Tính đến khả năng cải tạo trong 5–10 năm

Do đó, phạm vi công việc không chỉ dừng ở bản vẽ đẹp, mà phải phục vụ chiến lược vận hành lâu dài của chủ đầu tư.

👉 Tham khảo thêm mẫu hợp đồng thiết kế kiến trúc để đối chiếu từng điều khoản quan trọng trước khi ký kết.

Điều khoản thiết kế và tiến độ thiết kế – yếu tố quyết định hiệu quả đầu tư

Trong các dự án cho thuê và giáo dục, tiến độ không chỉ là vấn đề thời gian mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, kế hoạch khai thác và uy tín của chủ đầu tư. Vì vậy, khi soạn hợp đồng thiết kế kiến trúc, điều khoản về tiến độ thiết kế cần được xây dựng chi tiết, có tính ràng buộc và dự phòng rủi ro.

Cách quy định tiến độ thiết kế theo từng mốc

Thay vì ghi chung chung “thời gian thiết kế là X ngày”, hợp đồng nên chia tiến độ thành từng giai đoạn cụ thể, ví dụ:

• Giai đoạn thiết kế ý tưởng:

  • Thời gian bắt đầu – kết thúc rõ ràng

  • Số phương án đề xuất ban đầu

• Giai đoạn thiết kế cơ sở:

  • Thời hạn hoàn thiện hồ sơ xin phép

  • Mốc bàn giao bản vẽ để nộp cơ quan chức năng

• Giai đoạn thiết kế kỹ thuật – thi công:

  • Tiến độ bàn giao từng bộ môn

  • Thời gian chỉnh sửa theo góp ý thực tế thi công

Việc chia nhỏ như vậy giúp:

• Chủ đầu tư dễ kiểm soát tiến độ

• Đơn vị thiết kế chủ động nguồn lực

• Giảm nguy cơ tranh cãi khi có chậm trễ

Xử lý trường hợp chậm tiến độ thiết kế

Một hợp đồng chuyên nghiệp không chỉ nói đến kế hoạch lý tưởng, mà còn phải dự liệu tình huống phát sinh.

Trong điều khoản tiến độ, nên làm rõ:

• Trường hợp nào được coi là chậm tiến độ

• Nguyên nhân khách quan hay chủ quan

• Trách nhiệm của mỗi bên khi tiến độ bị ảnh hưởng

Ví dụ:

• Nếu chậm do đơn vị thiết kế → có phạt hay không?

• Nếu chậm do chủ đầu tư thay đổi yêu cầu → tiến độ có được gia hạn?

Đối với công trình cho thuê, mỗi tháng chậm tiến độ có thể đồng nghĩa với mất doanh thu khai thác, vì vậy điều khoản này cần được cân nhắc kỹ lưỡng.

Điều khoản thay đổi thiết kế trong quá trình thực hiện

Thực tế triển khai cho thấy, 100% dự án đều có điều chỉnh thiết kế ở mức độ khác nhau.

Hợp đồng nên quy định rõ:

• Bao nhiêu lần chỉnh sửa được miễn phí

• Thay đổi ở mức nào được coi là phát sinh

• Cách tính chi phí bổ sung

Với công trình giáo dục, việc điều chỉnh theo:

• Góp ý của cơ quan quản lý

• Yêu cầu PCCC

• Điều chỉnh công năng theo mô hình đào tạo

là điều rất thường gặp. Nếu không có điều khoản rõ ràng, chi phí và tiến độ sẽ rất khó kiểm soát.

Trách nhiệm pháp lý của các bên trong hợp đồng thiết kế kiến trúc

Một điểm nhiều chủ đầu tư bỏ qua là phân định trách nhiệm pháp lý giữa hai bên. Khi xảy ra sự cố, hợp đồng chính là căn cứ quan trọng nhất.

Trách nhiệm của đơn vị tư vấn thiết kế

Trong hợp đồng cần ghi rõ, đơn vị thiết kế chịu trách nhiệm:

• Tuân thủ quy chuẩn, tiêu chuẩn hiện hành

• Phù hợp quy hoạch, mục đích sử dụng công trình

• Tính chính xác của hồ sơ thiết kế

• Phối hợp giải trình khi cơ quan chức năng yêu cầu

Đặc biệt với công trình giáo dục, nếu thiết kế không đạt tiêu chuẩn hoạt động, thiệt hại không chỉ dừng ở chi phí sửa chữa mà còn ảnh hưởng đến kế hoạch vận hành.

Trách nhiệm của chủ đầu tư

Ngược lại, chủ đầu tư cũng cần được xác định rõ trách nhiệm:

• Cung cấp đầy đủ hồ sơ pháp lý khu đất

• Xác định rõ nhu cầu công năng ngay từ đầu

• Phản hồi phương án thiết kế đúng thời hạn

• Thanh toán đúng tiến độ theo hợp đồng

Việc làm rõ trách nhiệm hai chiều giúp:

• Tránh tình trạng “đổ lỗi” khi có vấn đề

• Tạo cơ sở pháp lý minh bạch cho cả hai bên

Các tình huống phát sinh thường gặp và cách quy định trong hợp đồng

Một số tình huống nên được đưa vào hợp đồng dưới dạng điều khoản dự phòng:

• Thay đổi quy định pháp luật trong quá trình thiết kế

• Điều chỉnh quy mô đầu tư

• Thay đổi mục đích sử dụng công trình

Nếu hợp đồng không có điều khoản này, mỗi thay đổi nhỏ đều có thể trở thành tranh chấp lớn.

Quyền tác giả bản vẽ – điều khoản dễ bị bỏ qua nhưng rất quan trọng

Trong thực tế, rất nhiều chủ đầu tư chỉ quan tâm đến giá và tiến độ, mà quên mất quyền tác giả bản vẽ – yếu tố ảnh hưởng lâu dài đến khả năng khai thác công trình.

Ai là chủ sở hữu bản quyền hồ sơ thiết kế?

Theo thông lệ:

• Đơn vị thiết kế là tác giả

• Chủ đầu tư là bên được quyền sử dụng

Tuy nhiên, quyền sử dụng đến đâu, trong phạm vi nào, phải được ghi rõ trong hợp đồng.

Quyền sử dụng bản vẽ trong các dự án khác

Với công trình cho thuê, chủ đầu tư thường có nhu cầu:

• Nhân rộng mô hình

• Cải tạo, nâng tầng

• Áp dụng thiết kế cho khu đất khác

Nếu hợp đồng không quy định rõ:

• Chủ đầu tư có thể không được phép tái sử dụng bản vẽ

• Phải xin lại quyền hoặc trả thêm chi phí

Đây là rủi ro rất phổ biến nhưng ít được để ý từ đầu.

Lưu ý khi công trình cần cải tạo, mở rộng sau này

Công trình cho thuê và giáo dục đều có vòng đời sử dụng dài. Việc:

• Cải tạo công năng

• Mở rộng quy mô

• Điều chỉnh theo nhu cầu thị trường

là điều gần như chắc chắn xảy ra.

Hợp đồng nên làm rõ:

• Quyền chỉnh sửa bản vẽ

• Quyền thuê đơn vị khác triển khai phần cải tạo

• Trách nhiệm bảo mật hồ sơ thiết kế

👉 Để tránh những rủi ro pháp lý lâu dài, bạn nên rà soát kỹ mẫu hợp đồng thiết kế kiến trúc trước khi áp dụng cho dự án thực tế.

Kinh nghiệm sử dụng mẫu hợp đồng thiết kế kiến trúc an toàn, hạn chế rủi ro

Sau khi hiểu rõ các điều khoản quan trọng, bước cuối cùng – nhưng không kém phần quyết định – là cách sử dụng mẫu hợp đồng thiết kế kiến trúc sao cho phù hợp với dự án thực tế. Rất nhiều tranh chấp không đến từ nội dung hợp đồng, mà đến từ việc áp dụng máy móc, không điều chỉnh theo đặc thù công trình.

Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế giúp chủ đầu tư giảm thiểu rủi ro khi ký hợp đồng thiết kế.

Checklist các điều khoản cần rà soát trước khi ký

Trước khi đặt bút ký, bạn nên dành thời gian kiểm tra lại các nội dung sau:

• Phạm vi công việc

  • Đã chia rõ từng giai đoạn thiết kế chưa?

  • Có bao gồm hồ sơ xin phép xây dựng, phối hợp PCCC không?

• Tiến độ thiết kế

  • Có mốc thời gian cụ thể cho từng giai đoạn?

  • Có điều khoản xử lý khi chậm tiến độ?

• Chi phí và phát sinh

  • Số lần chỉnh sửa miễn phí là bao nhiêu?

  • Trường hợp nào được coi là phát sinh chi phí?

• Trách nhiệm pháp lý

  • Ai chịu trách nhiệm khi hồ sơ không đạt yêu cầu cấp phép?

  • Cách xử lý khi thay đổi quy định pháp luật?

• Quyền tác giả bản vẽ

  • Chủ đầu tư được quyền sử dụng bản vẽ trong phạm vi nào?

  • Có được cải tạo, mở rộng, tái sử dụng cho dự án khác không?

Checklist này đặc biệt quan trọng với công trình cho thuê và giáo dục, nơi mà mỗi sai sót nhỏ đều có thể gây thiệt hại lớn về thời gian và tài chính.

Khi nào nên điều chỉnh mẫu hợp đồng cho phù hợp thực tế?

Một sai lầm phổ biến là sao chép nguyên mẫu hợp đồng mà không điều chỉnh theo từng dự án cụ thể.

Bạn nên điều chỉnh hợp đồng khi:

• Công trình có nhiều giai đoạn đầu tư

• Dự án hướng tới khai thác lâu dài (cho thuê, vận hành giáo dục)

• Có khả năng mở rộng, cải tạo trong tương lai

• Mô hình công năng chưa chốt hoàn toàn ngay từ đầu

Trong những trường hợp này, hợp đồng cần:

• Linh hoạt hơn về điều chỉnh thiết kế

• Rõ ràng hơn về quyền sử dụng hồ sơ

• Dự liệu các tình huống phát sinh trong vòng đời công trình

Gợi ý lựa chọn đơn vị tư vấn thiết kế phù hợp

Một hợp đồng thiết kế kiến trúc chặt chẽ chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi được thực hiện bởi đơn vị tư vấn có kinh nghiệm thực tế.

Khi lựa chọn đơn vị thiết kế cho công trình cho thuê và giáo dục, bạn nên ưu tiên:

• Đã từng triển khai dự án tương tự

• Am hiểu quy chuẩn, tiêu chuẩn chuyên ngành

• Có quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch

• Sẵn sàng tư vấn từ góc độ hiệu quả đầu tư, không chỉ là thẩm mỹ

Thực tế cho thấy, một đơn vị tư vấn tốt sẽ chủ động đề xuất điều chỉnh hợp đồng để bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên, thay vì chỉ ký cho xong thủ tục.

Kết luận: Hợp đồng thiết kế kiến trúc là nền móng của dự án

Với công trình cho thuê và giáo dục, hợp đồng thiết kế kiến trúc không đơn thuần là văn bản pháp lý, mà là:

• Nền tảng kiểm soát chi phí

• Công cụ quản lý tiến độ

• Cơ sở bảo vệ quyền lợi lâu dài của chủ đầu tư

Đầu tư thời gian để hiểu và rà soát hợp đồng ngay từ đầu sẽ giúp bạn:

• Tránh sửa sai tốn kém về sau

• Chủ động trong quá trình vận hành

• Gia tăng giá trị công trình trong dài hạn

👉 Nếu bạn đang chuẩn bị ký hợp đồng cho dự án sắp tới, hãy bắt đầu bằng việc tham khảo mẫu hợp đồng thiết kế kiến trúc phù hợp với đúng loại hình công trình của mình.

👉 Bạn cần tư vấn cụ thể cho công trình cho thuê hoặc giáo dục?
Hãy liên hệ Công ty TNHH tư vấn thiết kế kiến trúc và xây dựng Trang Kim (Trang Kim) để được hỗ trợ từ khâu hợp đồng đến triển khai thực tế, giúp dự án của bạn an toàn – hiệu quả – đúng pháp lý ngay từ đầu.